Wat is teambuilding?
Als ik het woord “teambuilding” uitspreek denken de meesten wellicht aan een groepssessie binnen een bedrijf, waarbij er gewerkt wordt aan een betere samenwerking tussen de leden van een team. Er zijn echter verschillende manieren om de mensen binnen een bedrijf of afdeling beter te laten samenwerken. En ook dat is wat ik onder “teambuilding” versta. Ik interpreteer de term hier dus in de letterlijke betekenis van het Engelse woord: het “opbouwen” of versterken van een “team”.
Waarom is teambuilding zo belangrijk?
Ik schreef eerder al in een blog dat het succes van een bedrijf het rechtstreekse gevolg is van de mensen die voor dat bedrijf werken (The succes of your business = the people) Het is dan ook belangrijk dat mensen de juiste talenten, vaardigheden en ervaring hebben. Minstens even belangrijk is echter hun ingesteldheid. Zijn medewerkers gedreven en gemotiveerd om er elke dag weer voor de volle 100% voor te gaan? Bekijken ze de dingen positief? Zien ze problemen als een leermogelijkheid of als een obstakel? Meerdere wetenschappelijke testen hebben de link aangetoond tussen geluk en succes. Als je een positieve ingesteldheid hebt, dan ben je automatisch meer gelukkig en bijgevolg ook meer succesvol. Wat bepaalt nu onze ingesteldheid? Enerzijds zijn factoren zoals motivatie en positivisme gedeeltelijk inherent aan iemands persoonlijkheid. Daarnaast worden deze zaken beïnvloed door het plezier waarmee iemand zijn/haar taken vervult.
Wat is de invloed van sfeer?
Echter, een element dat hierin ook een zeer belangrijke rol speelt, is de sfeer op het werk. De werksfeer wordt door verschillende factoren bepaald, o.a. de werkdruk, de leidinggevende van een team én de collega’s. Als er een goede samenwerking heerst tussen collega’s onderling en tussen werknemers en hun leidinggevenden, dan zorgt dit voor een positieve, aangename werksfeer. Bij een sterk teamwork helpen en steunen mensen elkaar. Ze delen lief en leed en dat creëert een band. Vanuit dit sterke samenhorigheidsgevoel zijn mensen in staat om “samen” succesvoller te zijn dan elk apart. M.a.w. 1+1 is meer dan 2.
Wat zijn de nadelige gevolgen van een slechte samenwerking?
Net zoals een goede werksfeer zorgt voor meer plezier en succes, zorgt een slechte samenwerking voor frustraties en inefficiëntie. M.a.w. een slecht teamwork kan niet allen zorgen voor een stagnatie maar zelfs voor een achteruitgang van de bedrijfsresultaten. Naar analogie met wat ik hierboven schreef: 1 – 1 = -1 En behalve een achteruitgang van de resultaten kan het ook negatieve patronen zoals stress en burn-out in de hand werken.
Niet alleen werken mensen soms naast elkaar. Ze werken elkaar soms ook ronduit tegen. Hoewel dit een “worst case scenario” is, ben ik zo’n werksfeer al meermaals tegengekomen binnen bedrijven. Binnen zulke werkomgevingen wordt er vaak heel wat geroddeld en geklaagd. Bovendien vind je er gegarandeerd de paraplutechniek terug. Iedere medewerker steekt de schuld op een ander en probeert zijn/haar eigen hachje te redden.
Wat is de rol van de leidinggevende binnen teamwork?
Het moet gezegd worden: de leidinggevende van een team bepaalt in grote mate de sfeer en samenwerking binnen dat team. Meestal straalt de mentaliteit van de directie uit naar het middle management en zo verder door naar de teamleden. In kleine bedrijven, waar er weinig of geen hiërarchie is, bepaalt de directie vaak rechtstreeks de sfeer binnen de firma.
Ik onderscheid een aantal types manager. Uiteraard worden de eigenschappen in onderstaand overzicht uitvergroot en zijn de meeste managers een mengvorm van verschillende types, zonder in bepaalde eigenschappen te overdrijven:
De heerser
De heerser is een type manager die meestal sterk doel- en resultaatgericht is en minder mensgericht. Daarnaast wil hij/zij ten allen tijde de controle bewaren en valt delegeren hem/haar zwaar. Medewerkers moeten naar hem/haar luisteren en krijgen weinig ruimte voor eigen inbreng. Ze hebben ook weinig vrijheid binnen hun job en moeten alles volgens de regels van de baas uitvoeren. Er is weinig ruimte voor vragen of twijfels bij de teamleden. Ze dienen regelrecht op hun doel af te gaan, zonder teveel dingen in vraag te stellen of te klagen. Binnen dit soort teams wordt er meestal te weinig gecommuniceerd tussen mensen. Medewerkers hebben niet zelden schrik om iets verkeerd te zeggen of te doen. Ze proberen mooi “in het gareel” te lopen, maar er is weinig verbondenheid met de anderen en meestal ook minder jobtevredenheid.
De perfectionist
Dit is meestal een eerder zakelijk type manager, die sterk gericht is op orde en structuur. Hij/zij houdt van regels en procedures en zijn/haar medewerkers dienen zich ten allen tijde aan die regels te houden. De puntjes moeten op de i gezet worden en fouten worden weinig of niet getolereerd. De perfectionistische manager kijkt met argusogen naar het werk dat wordt verricht en zal het meestal meteen gezien hebben indien er iets niet klopt. Ook hier krijgen medewerkers algauw het gevoel dat ze weinig bewegingsvrijheid hebben binnen hun job. Daarnaast gaat deze teamleader de druk die hij/zij zichzelf oplegt bewust of onbewust doorgeven aan het team. Zeker bij teamleden die zelf nogal perfectionistisch zijn ingesteld kan dit leiden tot een overdreven (werk)druk en de bijbehorende stress. Medewerkers lopen vaak rond met het gevoel “nooit goed genoeg te presteren.” Complimentjes worden zelden of nooit gegeven want als mensen goed presteren wordt dit als “normaal” aanzien. Overdreven perfectionistische managers doen niet zelden aan micromanagement omdat ze moeilijk zaken kunnen delegeren.
De vriend
Dit type manager heeft meestal een iets minder professionele houding. Hij/zij doet zich voor als de “vriend”, waarbij medewerkers altijd terecht kunnen voor een lach of een traan. Veel zaken worden toegestaan en er zijn weinig of geen vaste regels. Iedere medewerker doet een beetje zijn/haar eigen ding, tot grote frustratie van andere medewerkers die zich hierin niet kunnen vinden. Er ontstaan ook makkelijk discussies tussen collega’s over “welke aanpak nu de beste is” en “wie verantwoordelijk is voor wat”. Deze leidinggevende maakt meestal een zeer joviale - soms zelfs familiale - indruk. Hierdoor gaan de teamleden heel makkelijk zaken toevertrouwen aan hem/haar. Dit wordt een probleem wanneer hij/zij medewerkers – bewust of onbewust - tegen elkaar uitspeelt. Teamleden proberen dan allemaal “op een goed blaadje” te staan bij de manager. Hierdoor gaan ze hun eigen fouten trachten te verbergen of de schuld op anderen steken. Dit werkt bovendien roddels in de hand. Vooral in kleinere bedrijven herken je dit type “familiale” leidinggevende regelmatig.
Zoals je hieruit kan afleiden zijn zowel “teveel” als “te weinig” regels en structuur nefast voor een goed teamwork. Nu, een slechte samenwerking vertrekt inderdaad meestal vanuit een slecht management. Maar wat er nadien allemaal fout loopt in de samenwerking gaat soms een eigen leven leiden. En dan wordt het moeilijk, zoniet onmogelijk, om dit als leidinggevende nog op eigen houtje recht te trekken. Het vereist in dat geval de goodwill van alle teamleden om de samenwerking én de werksfeer terug optimaal te krijgen.
Vijf tips voor een goede “teambuilding”
Hier volgen vijf nuttige tips om de samenwerking binnen teams te versterken:
1. Geef het goede voorbeeld als teamleader
Dit punt lijkt misschien zeer evident. Toch is dit een essentiële basis om vanuit te vertrekken. Zoals ik hierboven al zei: een goed teamwork begint bij een goede teamleader. Stap af van een overdreven controledrang. Toon aan je team dat je het volste vertrouwen hebt in hen en dat fouten menselijk zijn. Geef je medewerkers ten gepaste tijde een oprecht complimentje. Wees jezelf en hou het contact met je mensen gemoedelijk, zonder hierin te overdrijven. Zet jezelf niet boven je team en stel je nederig op. Zorg voor welomlijnde, duidelijke taakomschrijvingen, maar stel jezelf open voor de feedback van je medewerkers. Sommige ideeën of voorstellen van hen kunnen zowel het team als de firma vooruit helpen. Deel successen met het ganse team en maak ook duidelijk dat dit het werk van iedereen is. Communiceer voldoende en stel jezelf toegankelijk op om op de vragen van medewerkers te antwoorden. Zorg voor duidelijke regels en maak kenbaar wat je verwachtingen zijn. Blijf rustig in moeilijke omstandigheden. Als jij rustig blijft zullen jouw medewerkers dit gedrag veel makkelijker overnemen. Behandel iedereen gelijkwaardig en maak duidelijk dat roddels voor jou niet OK zijn.
2. Versterk de communicatie binnen het team
Slecht functionerende teams kenmerken zich vaak door een slechte of afwezige communicatie. Zowel verbaal als non-verbaal gaan medewerkers afstand nemen van elkaar. Ze communiceren enkel nog het hoogstnodige of vermijden zoveel mogelijk communicatie. In het ergste geval houden ze nuttige of nodige informatie voor zichzelf in plaats van deze met de andere te delen. De kunst bestaat er hier in om mensen terug met elkaar te laten praten. Echter, dit doe je niet door nog meer (nodeloos) te vergaderen. Integendeel, je dient te proberen om mensen met elkaar te laten praten over andere zaken… idealiter dingen die niet werkgerelateerd zijn. Ze dienen elkaar beter te leren kennen als persoon, buiten de werkcontext. Zo gaan ze andere eigenschappen van elkaar leren kennen en appreciëren. Ze ontdekken dat de ander ook een mens van vlees en bloed is, met zijn/haar eigen problemen of onzekerheden. Maar ook met zijn/haar talenten en goede eigenschappen. De beste manier om mensen op die manier te laten communiceren is het organiseren van activiteiten waarbij ze uitgenodigd worden om over andere zaken te praten. Enkele voorbeelden van zulke activiteiten zijn: een lunch buitenshuis, een BBQ of etentje, een buiten/binnenactiviteit (vb. boottocht, bowling) of een workshop (vb. een kookworkshop). Als het team zeer slecht samenwerkt, dan zullen dit soort activiteiten wellicht al een beetje “buiten de comfortzone” liggen en is het al een overwinning indien iedereen deelneemt. Als leidinggevende zou ik deze activiteiten zoveel mogelijk “verplicht” proberen te maken, wat uiteraard moeilijk of onmogelijk is buiten de werkuren. Dit zal bij de teamleden in eerste instantie wat geforceerd overkomen, maar meestal smelt deze weerstand tijdens de activiteit als sneeuw voor de zon. Als het team al wat beter samenwerkt, dan kan een activiteit rond echte “teambuilding” meer geschikt zijn. Ik denk dan aan klassieke teambuilding-activiteiten zoals een panic room, een detectivespel, een fort boyard enz. Hiervoor is er wel al een echte samenwerking noodzakelijk uiteraard.
3. Maak duidelijk dat je “slecht teamwork” afkeurt
Als je, ondanks je goede voorbeeld en positieve initiatieven, merkt dat één van jouw teamleden een “ieder voor zich”-mentaliteit blijft hanteren of zich schuldig blijft maken aan roddels of negativisme, dan dringt een individuele aanpak zich op. Wat de ideale aanpak is, hangt gedeeltelijk af van diens persoonlijkheid en de redenen van zijn/haar negativisme. Misschien is hij/zij niet meer voldoende gemotiveerd binnen zijn/haar job. Misschien voelt hij/zij zich onvoldoende gewaardeerd of is er een collega waarmee hij/zij het moeilijk heeft. De mogelijkheid bestaat ook dat hij/zij privéproblemen heeft of een ingrijpende gebeurtenis heeft meegemaakt. Kortom, er zijn 1001 mogelijke redenen die de aanleiding van het slechte teamwork kunnen zijn. Probeer tijdens een individueel gesprek te weten te komen waarmee hij/zij worstelt. (Ver)oordeel niet, blijf rustig en stel een aantal vragen waarbij je peilt naar het gevoel van de medewerker. Maak wel duidelijk waarom je een goede teambuilding zo belangrijk vindt en zeg dat je een andere houding verwacht. Toon begrip en vraag hem/haar hoe jij kan helpen om hieraan te werken. Probeer te doen wat mogelijk is om de oorzaken van zijn/haar slechte samenwerking te verminderen of weg te nemen. Aangezien je niet op alle oorzaken een rechtstreekse invloed hebt, is dit niet altijd makkelijk. Geef de persoon in kwestie voldoende tijd om zaken positief te veranderen. Het is soms aangewezen om deze medewerker te laten coachen door een teambuilding-specialist.
Wij kunnen hierbij helpen vanuit onze ervaring met coaching en training rond teambuilding. Contacteer ons vrijblijvend voor meer informatie.
4. Betrek het ganse team in de uitdagingen van het bedrijf
Een mooie strategie om teamleden dichter naar elkaar te brengen, is om ze actief te betrekken bij de problemen en uitdagingen van de firma. Waarom zou jij alleen hierom begaan mogen of moeten zijn? Wellicht ontdek je dat er ook heel wat medewerkers zijn die hiermee bezig zijn en die bovendien goede ideeën hebben op dit vlak. Confronteer je medewerkers tijdens vergaderingen dan ook met deze uitdagingen en vraag hen om hun concrete input. Laat hen regelmatig samen brainstormen over deze thema’s. Zorg wel dat je ook aanwezig bent op deze brainstormsessies en treed op als bemiddelaar indien gesprekken dreigen te ontaarden in discussies. Als mensen mee mogen nadenken over bepaalde vraagstukken en problematieken voelen ze zich stuk voor stuk “betrokken”. Ook dit gevoel creëert onbewust samenhorigheid.
5. Zorg voor diversificatie binnen je team
Belbin-teamrolmanagement voor een betere teambuilding
Meredith Belbin is een Britse wetenschapper, die in de jaren zestig als hoogleraar en onderzoeker werkte voor de Universiteit van Reading. Hij voerde een jarenlang onderzoek naar de effectiviteit van managementteams. Binnen dit onderzoek organiseerde hij business games, waaraan de verschillende teams deelnamen. Voor de start van de rollenspelen die ze moesten uitvoeren diende elk teamlid een reeks persoonlijkheids- en intelligentietesten in te vullen. Uit zijn onderzoek haalde Belbin enkele waardevolle inzichten, waardoor hij reeds vooraf kon voorspellen welk team zou winnen. Hij ontdekte dat de meest succesvolle teams ook de meest “diverse” teams zijn.
De 9 Belbin-teamrollen
Binnen teamwork definieerde Belbin 9 teamrollen. Elke teamrol heeft zijn sterktes en zwaktes en is even waardevol als een andere teamrol. Binnen elk succesvol team zijn deze 9 teamrollen idealiter vertegenwoordigd. Misschien denk je nu: dit is een beetje moeilijk als een team maar uit 5 mensen bestaat. Echter, elk teamlid heeft meestal 2 of 3 teamrollen die hij/zij regelmatig inzet, afhankelijk van de situatie of het team waarbinnen hij/zij functioneert.
Als je dus mensen rekruteert voor je team, zorg dan dat er voldoende variatie is binnen het team. Verschillende persoonlijkheden dienen in het team vertegenwoordigd te zijn. Teams die op teamrolvlak te eenzijdig zijn, zijn vaak teams waarbinnen er veel gepraat maar weinig veranderd wordt. Het lijkt makkelijker samenwerken tussen eensgezinde mensen - en soms is dat ook zo - maar de zaken worden op die manier al te vaak van eenzelfde eenzijdige kant bekeken, terwijl een andere kijk heel verrijkend kan zijn.
Waarom een Belbin Teamrol-dag zo waardevol kan zijn voor jouw teambuilding.
Positive Vibes is officieel gecertifieerd als Belbin-teamroltrainer. Wij kunnen dan ook de Belbin-teamroltest afnemen bij elk teamlid. Bovendien is hier een 360°-feedbacktest aan verbonden zodat teamleden ook kunnen zien welke rollen de andere teamleden aan hen toekennen. Op basis van de teamroltesten organiseren wij vervolgens een Belbin-teamroldag op maat. Tijdens zo’n dag worden de 9 Belbin-teamrollen zeer nauwgezet uitgelegd en verduidelijkt aan de hand van concrete voorbeelden. Daarnaast krijgen de teamleden inzicht in hun eigen teamrollen en die van de anderen. Vervolgens worden de teamrollen in de praktijk ervaren via ludieke, interactieve situaties op maat. Tenslotte wordt er concreet advies geformuleerd omtrent het functioneren van het team. De Belbin-teamroldag is dus een zeer leerrijke en tegelijk aangename dag met ruimte voor humor en persoonlijke interactie.
Contacteer ons vrijblijvend voor een voorstel op maat. Indien je liever eerst zelf kennismaakt met de Belbin-teamrollen voordat je je ganse team inschrijft, dan is de open Belbin-kennismakingsdag wellicht iets voor jou. Let op: de plaatsen zijn beperkt!